Tagga dig till en kundservice i världsklass: hur du får ordning och reda bland ärenden, kunder och annat med taggar

Fyra olika sätt att tagga som ger koll och sparar tid

Vi vet alla att en bra kundtjänst och support kan boosta företagets framgångar. God kundservice handlar förstås mycket om ett trevligt bemötande, men det handlar även om mycket mer än så. Kunden vill snabbt få svar och absolut inte bollas runt mellan olika avdelningar i jakt på rätt information eller lösning. En förutsättning för det är att teamet lätt kan hitta det underlag de behöver och enkelt kan hålla reda på alla ärenden och kunder. Det är där Zendesk-taggarna kommer in!

Taggar är etiketter som du kan lägga till för att kategorisera information, ärenden, kunder, användare, organisationer och mycket annat. Och det är busenkelt! Du kan använda taggar för att markera och gruppera precis hur du vill, möjligheterna är i stort sett obegränsade. Med hjälp av taggarna kan du sedan enkelt och snabbt hitta det du söker, och även använda dem för att ta fram rapporter och analysunderlag, vilket vi ska titta lite närmare på längre fram. Men låt oss först titta på fyra vanliga sätt att använda taggar:

1. Markera prioritet

   Det är inte alltid lätt att veta i vilken ordning man ska börja när ärenden börjar hopa sig. Men om du markerar det som måste tas itu med först med taggen ”Högsta prioritet” eller “Brådskande” har du alltid koll på det mest akuta och kan strukturera upp arbetet mer effektivt.

2. Särskilja olika produkter eller tjänster

   Med hjälp av taggar kan du dela upp ärenden efter vilka produkter eller tjänster som de rör, exempelvis ”Produkt A” eller ”Tjänst B”. Förutom att ordning och reda alltid underlättar, blir det enklare att tilldela ärenden till rätt person med bättre kunskap om just den produkten eller tjänsten.

3. Gruppera efter kampanjer och rabatter

   Taggarna kan också användas för att markera de inkommande ärenden som är relaterade till olika kampanjer eller rabatter som företaget har. Detta kan omvandlas till ovärderliga insikter om vilken genomslagskraft en kampanj haft, hur rabattsystemet fungerat i praktiken, vad som var lyckat och mindre bra med, vilka luckor som kanske måste täppas till och vad som kan vara värt att förändra till nästa kampanjomgång.

4. Kategorisera efter region

   Om företaget säljer till andra delar av världen kanske det kan underlätta att markera ärenden efter region, exempelvis ”Europa”, ”Norden” eller var nu kunderna befinner sig. Då kan du enkelt få en bild av kundunderlaget, men även skicka vidare ärenden till medarbetare som kanske behärskar ett annat språk bättre.

Taggar är verkligen ett fantastiskt verktyg för att skapa ordning i kaos. Du kan lägga till hur många taggar som helst och anpassa dem helt efter era behov. Varför inte passa på att skapa lite roliga taggar som får teamet på gott humör, som ”Kaffekrävande” eller ”Tålamodsprövande” för ärenden som är lite knivigare.

Taggat och klart, men sen då?

När du har skapat alla dina taggar (bra jobbat!) kan du börja använda den suveräna filtreringsfunktionen i Zendesk. Det hela är mycket enkelt. Skriv in taggarna på de ärenden du letar efter, och vips har du dem framför dig.

Fler användningsområden för taggar

Förutom att underlätta i själva sökandet efter information och att hålla koll på vad det rör sig om för ämnen i de olika kanalerna och trådarna, kan taggar även användas som ett fiffigt verktyg för att effektivisera andra viktiga områden. Lås oss titta närmare på lite andra sätt som taggar kan både underlätta och förbättra arbetsflödet inom kundtjänsten eller teamet:

Hitta och lösa återkommande ärenden

Taggar är ett enkelt och suveränt sätt att spåra ärendekategorier och se mönster. Förmodligen hanterar ditt team många ärenden som handlar om samma produkt eller samma problem. Med hjälp av taggarna kan du spåra dessa ärenden och se om de har något gemensamt. Om många kunder hör av sig med samma förfrågan kan du se över vad det beror på, hur ni kan åtgärda det och hitta en lösning som gör att ni slipper hantera samma fråga om och om igen.

Ha koll på status och hanteringstid

Du kan även använda taggar för att markera status på ett ärende. Under ärendets gång kan det markeras med ”Öppen” eller ”Stängd”. På så vis kan du följa ett ärende hela vägen och även få en bild av hur lång tid det tar att lösa vissa förfrågningar och problem.

Skapa analyser och rapporter

Taggarna gör det även enklare att skapa rapporter som ger stenkoll på hur många ärenden du, teamet eller en specifik anställd har hanterat under en viss period. Du kan även använda taggar för att se hur lång tid vissa ärenden tar att lösa. Det är värdefull information. Med dessa insikter kan du få en bättre bild över hur kundservicen på företaget fungerar, vad som kan förbättras, vilka arbetsmoment som tar längst tid, vilka verktyg ni behöver lägga till för att vara med tidseffektiva och andra lösningar som gör livet lättare för både teamet och kunderna.

Dags att börja tagga!

Det finns stor potential i taggar. De kan minska mycket av det kaos och den frustration som ett evigt letande efter ett visst ärende eller rätt information kan skapa. Det är enkelt att tagga och det kan dessutom till viss del automatiseras. När du väl fått in rutinen kommer du och teamet att märka hur mycket enklare er arbetsvardag blivit tack vare de fiffiga små taggarna. Ordning och reda är nyckeln till framgång för en suverän kundservice och en av vägarna dit är taggar. Happy tagging!